Dans l’univers des cabinets professionnels, une bonne utilisation des ressources et du temps est crucial pour se développer davantage. Pour effectuer efficacement les tâches administratives et réduire les frais associés, il est recommandé de recourir au télésecrétariat. Cependant, comprendre comment estimer le coût mensuel de ces prestations est important. Quelles sont les étapes clés à suivre pour réussir cette estimation ? Et comment calculer le coût mensuel de cette prestation ?
Planifiez l’externalisation
Pour évaluer le prix des services mensuels du télésecrétariat, l’essentiel à faire dans un premier temps est de lister les tâches à externaliser. Dans le cas général, il peut s’agir du maniement des appels entrants et sortants, de la gestion des e-mails et factures et de l’organisation des rendez-vous.
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Faites une liste complète de toutes les tâches que vous aimeriez déléguer à un télésecrétaire. Chose faite, vous pourrez mieux évaluer vos besoins et cibler les prestataires idéaux. Dès que les tâches à confier au télésecrétaire sont déterminés, vous pouvez passer à l’évaluation de leur charge.
Il est conseillé de calculer le temps en heure par semaine ou par mois qu’il faut pour gérer toutes ces tâches. Idéalement, il faut comprendre que cette charge peut différer selon la période professionnelle ou en fonction des changements au sein du cabinet.
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Une évaluation précise de la charge de travail vous permettra de choisir le bon forfait de services de télésecrétariat. Pour obtenir une idée claire du coût mensuel des services de télésecrétariat, il est recommandé de consulter plusieurs prestataires.
Demandez des devis détaillés à au moins trois fournisseurs de services de télésecrétariat. Assurez-vous de leur fournir des informations précises sur les tâches à externaliser et la charge de travail estimée. Vous pouvez ensuite comparer les offres qui se présente à vous en vérifiant les prix, les services inclus et la flexibilité des prestataires.
Calculez le coût mensuel
Après que vous ayez reçu les devis des différents prestataires, il est temps de passer au calcul du coût mensuel. Pour ce faire, additionnez les tarifs mensuels proposés par chaque prestataire et comparez-les à votre budget. Assurez-vous de prendre en compte les forfaits mensuels, les frais d’installation et les frais de gestion. Le coût mensuel total dépendra de la complexité des tâches à externaliser et de la fréquence à laquelle vous avez besoin des services.
Sachez que certains prestataires facturent des frais supplémentaires pour les heures supplémentaires, les urgences ou les services spéciaux. Dans ces conditions, comprenez toutes les clauses de facturation avant de passer à la signature du contrat. Cela vous permettra d’éviter les surprises désagréables. Il est à noter que la qualité de la prestation peut jouer sur l’image de votre cabinet professionnel.
Cette dimension qualitative peut, en fin de compte, exercer une influence substantielle sur le coût global supporté par votre cabinet. Par conséquent, une analyse approfondie des conditions de tarification et de la qualité du service demeure essentielle.